一、南科他州採購管理處依各財物類別建立登記廠商名單（Bidder’s List），此名單可用於正式招標或非正式詢價。至於州政府小額採購部分，可自行決定是否採用此名單。廠商可藉由http://www.publicbuylink.com 網站登錄於該名單，年繳註冊費為50美元，限以支票或匯票支付。登記廠商名單內之廠商可收到與其指定項目有關之邀標通知，無法收到通知之廠商可逕向採購管理處尋求協助，未繳註冊費之廠商將從該名單中移除。該州對於不良廠商亦有禁止參與投標或作為決標對象之制度，禁止期間最長3年。
二、有意願參與投標之公司、股份有限公司、合夥企業、信託機構等需依照南科他州公司法（SDCL）第47章，至南科他州秘書處申請營業登記，外國廠商則須於簽約前先向州務卿提出申請，申請單下載網站為：Http://www.state.sd.us/sos/corporations/forms.htm。
三、參與南他科州政府採購之公司或其分公司，須取得該州之報稅許可證（Tax Permit），或提出該商業行為僅限於政府機關使用或轉售性質之證明。相關申請資料可從稅捐機關網站取得：http://www.state.sd.us/drr2/forms/businesstaxforms/non0909V3-SalesAndContractorsExciseTaxLicenseApplication.pdf。廠商如填報「專賣政府或轉售表」，則可免具報稅許可證。（註：該州網路下載之政府採購指南2004年修正版中，有關此段報稅許可證之文字已刪除）。
四、該州主要的採購方式有三種：
1.詢價 （Request For Quotation）
買方可選擇透過電子採購系統、書面或是電話等方式直接進行詢價。詢價又可分為正式招標（Invitation For Bid）或徵求企劃書（Request For Proposal）方式。
2.公開招標（Invitation For Bid）
招標文件內容應記載技術規格、等標期限等參與投標廠商必須遵守之事項。採購管理處透過電子採購系統傳送邀標公告予登記有案之廠商。
3.徵求企劃書（Request For Proposal）
採購管理處可使用徵求企劃書方式，免預先訂定詳細規格。徵求企劃書公告內容應包括功能性規格、工作範圍、企劃書截止收件日期與時間等資訊，廠商依上揭徵求企劃書公告提出密封好之技術企劃書，機關需說明評選廠商之客觀評估標準。經技術企劃書評選結果擇定之廠商，再提交財務企劃書，一般而言即是密封之報價。
五、採購管理處原則上鼓勵自由、公開競爭。廠商若認為機關有不當限制貨源之情形，應在開標日前12天以書面通知該管理處。