壹、開會時間：民國九十二年七月九日上午九時三十分
貳、開會地點：本會第二會議室
參、主席：楊處長錫安 記錄：陳尤佳
肆、出(列)席單位及人員：詳簽到簿
伍、主席報告：奉 院長於九十二年六月二十五日第二八四五次院會提示：「集中採購必須注意品質的要求，所以驗收至為重要，應避免驗收分散造成品質降低，請工程會研議依採購分類指定專責單位辦理集中驗收措施。」爰召集各訂約機關檢討現行辦理驗收之方式，並集思廣益研議指定專責單位，就不同類別之採購，分別成立驗收小組，統一執行驗收之可行性。
陸、討論：（略）
柒、結論：
一、 綜合各單位意見，目前各訂購機關採購共同供應契約產品，均依照政府採購法（以下簡稱本法）第五章之規定及契約所訂規格、功能、廠牌及型錄等辦理驗收，一致認為不宜依採購分類指定專責單位辦理集中驗收，分析理由如下：
(一) 法制面：
１、依本法第七十一條第二項規定：「驗收時應由機關首長或其授權人員指挀適當人員主驗，通知接管單位或使用單位會驗。」第七十二條第二項規定：「驗收結果與規定不符…經機關檢討不必拆換或拆換有困難者，得於必要時減價收受。其在查核金額以上之採購，應先報經上級機關核准；未達查核金額之採購，應經機關首長或其授權人員核准。」第七十三條第一項規定：「…驗收完畢後，應由驗收及監驗人員於結算驗收證明書上分別簽認。」至於監辦驗收，公告金額以上之採購，應由機關主（會）計及有關單位辦理；查核金額以上之採購，應報請上級機關派員監辦，本法第十二條及第十三條定有明文，準此，採購案之驗收、監驗及驗收結果之處置，依法均屬訂購機關之權責。
２、依「共同供應契約實施辦法」第八條第二項規定：「適用機關辦理驗收及付款事宜，以逕與廠商為之為原則。」如指定專責單位統一驗收，與上述規定不符，且造成驗收、使用及及付款分屬不同機關，易致權責不清爭議。
(二) 執行面
１、訂購機關分散全國各地，且訂購時間、次數互有不同，如由專責單位統一辦理驗收，再交由使用機關，恐影響採購時程，未能及時供機關使用，有違採購效率。
２、採集中驗收，再由廠商負責運送至各使用機關之作法，因運送途中無人監督，恐發生廠商以不符契約規格產品掉包情事，且廠商可能將增加之運輸成本，轉嫁於機關之採購成本，違反共同供應契約之精神。
３、採統一驗收，應有集中倉儲設備，較可採行。以美國聯邦政府總務署之共同供應契約為例，因設有大型倉庫，採統一進貨，統一驗收，再由各機關直接向該署訂購出貨之模式，行之多年，惟近年已逐漸縮小規模。國內之共同供應契約，囿於訂約機關之人力，且無大型倉庫可供存放貨品，一般係由訂購機關逕向廠商訂貨，自行驗收付款，若集中於訂約機關統一進貨、驗收，確有窒礙難行之處；如利用廠商之倉儲存放，統一驗收，因需求機關遍及全國，廠商無統一出貨倉庫，實務上亦不易行。
二、 針對 院長指示注意品質乙節，據悉係少數機關反映偶有發生共同供應契約交貨品質不穩定之情形，各機關應落實辦理履約管理及驗收，以維護產品品質。具體改進措施如下：
(一) 各機關應依契約所訂條款切實執行履約管理及驗收，有效落實品質管理。對於得標廠商未依規定履行契約，應確依本法規定程序立即通知廠商改善，並依合約所訂罰則課予責任及處罰，勿使廠商存僥倖心態。
(二) 訂約機關訂定規格應切實依本法第二十六條規定及本會訂頒之「政府採購法第二十六條執行注意事項」辦理，所訂規格應明確、周延，避免驗收認知落差。
(三) 訂約機關制定契約條款，應力求完善嚴謹，確保採購效能與品質。例如電腦產品，明定一定期間之測試期；依產品特性，訂定不同保固期。
(四) 訂購機關與廠商有履約爭議未能解決者，應依「共同供應契約實施辦法」第十三條第一項規定，由訂約機關處理之。
(五) 請訂約機關參考內政部警政署訂定之驗收標準作業流程（如附件）研擬訂定每一類別產品之驗收準則。
(六) 建立訂購滿意度之評量機制，使各共同供應契約之履約管理、交貨狀況透明化，供機關選購參考，並藉以約束廠商之交貨品質。
三、 請中華電信股份有限公司數據通信分公司儘速於共同供應契約電子採購系統建置訂購滿意度之評量機制，設計功能以簡單明瞭為主，評量項目包括產品功能（含廠牌）、交貨速度、售後服務及其他意見等，採不強制且具名填報原則，建置成果於下次會議提報。
四、 為提升共同供應契約產品品質，請中央信託局擴大試辦項目採允許不同決標價之複數決標，或採最有利標方式決標，以兼顧產品品質差異及價格合理性。
五、 請各訂約機關確實依「中央機關共同供應契約集中採購實施要點」，於九十二年七月十五日前提報九十二年第一季及第二季之執行成效。
捌、散會